Bilag 3 - Myndighedsklager

1. Indledning 2

• 1.1. Er der tale om en klage 3

2. Indledende sagsbehandling 4

• 2.1. Hvem behandler klagen 4
• 2.1.1 Indhentelse af udtalelse fra et tilsynscenter i DIS‐ og AFC‐sager 6
• 2.2. Kvittering for klagen 6
• 2.3. Arbejdstilsynet sagsbehandlingsmål 6
  
  
  3. Behandling af klagen 6
  4. Besvarelsens form 7

1. Indledning

Dette bilag omhandler myndighedsklager.

Myndighedsklager vedrører Arbejdstilsynets faktiske og retlige virksomhed, og vedrører således ikke en afgørelse enten efter arbejdsmiljøloven (se bilag 1) eller efter offentligheds- eller forvaltningsloven (se bilag 2).

Sagerne kan opstå særskilt eller i forbindelse med en klagesag vedrørende en afgørelse efter arbejdsmiljøloven. I dette bilag beskrives myndighedsklager, der vedrører hhv. myndighedspersonernes adfærd, Arbejdstilsynets myndighedsudøvelse og Arbejdstilsynets procesbeslutninger.

Det kan dreje sig om klager over:

1. En myndighedspersons adfærd.
2. Arbejdstilsynets myndighedsudøvelse.
3. Arbejdstilsynets procesbeslutninger - dvs. beslutninger vedrørende sagsbehandlingsskridt fx:
4. At Arbejdstilsynet ikke træffer afgørelse
5. At en sag er sat i bero
6. Tiltaleindstillinger
7. Valg af tilsynsmetode
8. Offentliggørelse/tildeling af smiley
9. Beslutning om at genoptage en sag
10. Beslutning om administrativ bøde

(Se uddybende bemærkninger nedenfor)

Ad 1. Klage over en myndighedspersons (tilsynsførende eller anden sagsbehandler) adfærd:

Der kan fx være tale om misforståelser i kommunikationen mellem virksomhed/borger og Arbejdstilsynet eller udtryk for almindelig utilfredshed med Arbejdstilsynets ageren.

Ad 2: Klage over Arbejdstilsynets myndighedsudøvelse:

Der kan fx være tale om en klage over hvordan tilsynet planlægges og gennemføres, sagsbehandlingstid eller andet forhold i sagsbehandlingen.

En borger/virksomhed kan udtrykke sin utilfredshed med Arbejdstilsynets udførelse af sin opgave, selvom der (endnu) ikke er truffet en afgørelse i sagen. En myndighedsklage skal behandles uden at afvente en eventuel afgørelse i sagen, da myndighedsklagen i sagens natur ikke vedrører afgørelsen.

Ad 3. Klage over procesbeslutninger dvs. beslutninger om sagsbehandlingsskridt:

Disse beslutninger adskiller sig fra afgørelser ved ikke at afslutte sagen, og således ikke fastlægge en egentlig materiel retsstilling for borgeren og er således ikke afgørelser.

F.eks. er en beslutning om at genoptage en sag som resultat af en klage, en procesledende beslutning.

Det bemærkes imidlertid, at et afslag på en anmodning om at genoptage en sag er en selvstændig afgørelse og derfor skal behandles efter bilag 2.

For så vidt angår administrative bøder, er selve beslutningen om at udstede et bødeforelæg ikke en afgørelse.

Da et administrativt bødeforelæg imidlertid kan ende med at være den endelige afgørelse af en straffesag, hvis bødeforelægget vedtages, behandles det vedtagne bødeforelæg som en afgørelse med hensyn til den sagsbehandling, der måtte finde sted efter, at bødeforelægget er vedtaget. Klager over sådanne afgørelser skal derfor behandles efter bilag 2.

1.1. Er der tale om en klage

Enhver negativ tilkendegivelse kan ikke betragtes som en egentlig klage. En virksomhed eller borger kan være utilfreds med omstændighederne i et tilsynsforløb og give udtryk for det, uden at ønske at indgive en formel klage. Der kan desuden være tale om forhold, som skyldes ukendskab til eller misforståelser om Arbejdstilsynets kvalitetsprocedurer eller lovgivningen, og hvor misforståelsen kan rettes gennem dialog.

Det skal derfor altid indledningsvist afklares om der er tale om forhold, som kan løses ved dialog med den utilfredse borger eller om borgerens henvendelse har en karakter, så der er behov for at behandle denne som en klage og give et skriftligt svar.

Der skal være et vist konkretiseret klagegrundlag. Det vil sige, at der skal være udvist en konkret myndighedsudøvelse eller truffet en procesledende beslutning i forhold til en part.

Arbejdstilsynet vil således ikke betragte følgende klager som myndighedsklager:

• Klager over retsgrundlaget (arbejdsmiljøloven og bekendtgørelser), f.eks. klager over smileyordningen som sådan, klager over Arbejdstilsynets organisering og åbningstider.
• Klager over den praktiske tilrettelæggelse af (rammerne for) tilsynsarbejdet, f.eks. at der foretages tilsynsbesøg på virksomheder med ansatte.
• Klager der kan besvares med en generel vejledning om, hvordan reglerne skal forstås.

Dette betyder, at disse henvendelser skal bevares som et almindeligt borgerbrev, med sagsbehandleren eller den nærmeste chef som underskriver.

Hvis der efter den indledende dialog er tvivl om, om en henvendelse skal betragtes som en egentlig myndighedsklage, der skal bevares af direktøren eller tilsynsdirektøren kan TC’et inddrage AFC (kontor for Metoder og virkemidler) i vurderingen heraf.

2. Indledende sagsbehandling

Der er ingen frist for indgivelse af myndighedsklager.

En virksomhed/borger kan klage til (tilsyns)direktøren eller Beskæftigelsesministeriet som et led i de almindelige overordnelsesbeføjelser.

Når Beskæftigelsesministeriet modtager en klage over myndighedsudøvelsen, vil Arbejdstilsynet normalt blive bedt om en udtalelse.

Svaret/udtalelsen udarbejdes af AFC eller et TC afhængig af sagens indhold, se afsnit 2.1.

2.1. Hvem behandler klagen

Hvis der er tale om en klage, jf. afsnit 1.1., afhænger det af klagesagens karakter i øvrigt, hvor den behandles og hvem som underskriver den.

Tilsynscentrene behandler klager, der omhandler lokale forhold. Svar på sådanne klager underskrives af den lokale tilsynsdirektør.

Følgende klager behandles således i tilsynscentrene:

• Klage over dårlig eller manglende kommunikation på eller i forbindelse med tilsyn eller anden utilfredshed med konkrete tilsynsbesøg.
• Klager over konkrete ansatte i tilsynscentrene. Vær opmærksom på at klager over chefer i tilsynscentrene behandles i AFC.
• Klage over manglende overholdelse af interne instrukser eller procedurer.
• Klage over sagsbehandlingstid i sager, der behandles eller er behandlet i et TC.
• Klager over sagsbehandlingen i konkrete sager, der behandles eller er behandlet i et TC.

Det er tilsynscenterets ansvar at vurdere, om der er behov for og i givet fald at orientere og eventuelt drøfte indholdet af klagesagen med AFC. Hvis det vurderes, at sagen er principiel, skal AFC altid inddrages.

Det, at en klage er stilet til direktøren, betyder ikke, at den skal behandles i AFC. Dog kan henvendelen ud fra dens indhold have en sådan karakter, at det er tydeligt, at det er direktøren som der ønskes svar fra. I disse tilfælde skal centeret gå i dialog med AFC/DIS omkring, hvem som besvarer den.

Følgende klager behandles i AFC og underskrives af direktøren, alternativt vicedirektøren:

• Klager vedrørende principielle eller generelle forhold, fx tilrettelæggelse af og indholdet i det risikobaserede tilsyn som sådan.
• Klager om, at At’s interne procedurer strider mod lov eller bekendtgørelse
• Klage over sagsbehandlingstid i sager, der behandles i AFC.
• Klager over konkrete sager og/eller ansatte i AFC. Klager over chefer, fx tilsynschefer eller kontorchefer, skal altid underskrives af direktøren.

Det er AFC’s ansvar at vurdere, om der er behov for at drøfte indholdet af klagesagen med et tilsynscenter, og om der er behov for at indhente en egentlig skriftlig udtalelse fra det pågældende tilsynscenter (se nedenfor afsnit 2.1.1.). Det relevante tilsynscenter skal altid modtage en kopi af besvarelsen til klager.

Er et tilsynscenter i tvivl om, om en klage skal behandles i tilsynscenteret eller i AFC tages kontakt til AFC med henblik på afklaring heraf.

Det center, der behandler klagen foretager oprettelsen af sagen.

Er der tale om en klage, der både indeholder en myndighedsklage og en klage over en afgørelse enten efter arbejdsmiljøloven eller offentligheds- eller forvaltningsloven deles klagen op, så myndighedsklagen behandles for sig selv og klagen over afgørelsen behandles efter proceduren herfor i henholdsvis bilag 1 og bilag 2. Der oprettes således to sager (se nedenfor afsnit 2.2).

2.1.1 Indhentelse af udtalelse fra et tilsynscenter i DIS‐ og AFC‐sager

Såfremt AFC til brug for sin behandling af sagen har brug for en skriftlig udtalelse i sagen, anmodes centerdirektøren for det relevante tilsynscenter om en udtalelse i sagen.

Udtalelsen skal indeholde:

• Sagens klagepunkter.
• Sagsfremstilling/sagsforløb i almindelig tekst- og i punktform, indeholdende datoer, steder, Arbejdstilsynets reaktioner, osv.
• Tilsynscentrets vurdering af sagen.
• Sagshenvisninger

Når udtalelsen er klar, lægger tilsynscentret det endelige høringssvar ind på sagen som ”Notat”.

Tilsynscentret sender samtidig en e-mail til AFC for at gøre opmærksom herpå.

Fristen for tilsynsdirektørens svar er 2 uger.

2.2. Kvittering for klagen

Når sagsbehandleren har modtaget klagen, skal der straks sendes en kvitteringsskrivelse, der oplyser, at klagen er modtaget, og hvornår der forventes at foreligge svar, se nedenfor afsnit 2.3.

Hvis relevant skal det endvidere oplyses, om sagen er delt op i 2 sager, jf. ovenfor. I disse sager skal det også oplyses, hvornår den sag, der skal afgøres af Arbejdsmiljøklagenævnet henholdsvis Beskæftigelsesministeriet, forventes oversendt dertil.

2.3. Arbejdstilsynet sagsbehandlingsmål

Klagen skal besvares af direktøren eller tilsynsdirektøren indenfor 30 dage. Dvs., hvis en klage er modtaget den 10. marts, skal svaret sendes senest den 9. april.

3. Behandling af klagen

Sagen skal søges oplyst på samme måde som andre klagesager, jf. bilag 1 og bilag 2.

I behandlingen af klagen tages stilling til alle klagers anbringender, hvorefter der skrives et udkast til svar fra (vicedirektøren ved klage over AFC), direktøren eller tilsynsdirektøren til klager. Brevet forelægges (vice)direktøren eller tilsynsdirektøren til godkendelse.

(Tilsyns/vice)direktørens besvarelse i sagen er ikke en afgørelse, medmindre den ændrer retstilstanden for klageren og dermed aktualiserer behovet for at klager tillægges partsrettigheder efter forvaltningsloven, fx høring. Dette kan fx være tilfældet, hvis en klager på grund af en berettiget forventning (fx fordi AT har informeret forkert) har indrettet sig herefter.

Idet bevarelsen ikke er en afgørelse skal den ikke ledsages af en klagevejledning (medmindre der i den konkrete sag er tale om, at der træffes en afgørelse).

4. Besvarelsens form

Bevarelsen sendes som et almindeligt brev i et let tilgængeligt sprog. Hvis der er tale om en længere besvarelse, opsummeres hovedpointerne i brevet (max 1-1½ side) og der uddybes nærmere i et vedlagt bilag, som bestræbes udarbejdet så kortfattet så muligt.

Såfremt sagen er behandlet af AFC, og det er fundet relevant at indhente en skriftlig udtalelse fra tilsynscenteret, kan en del af denne udtalelse indgå i bilaget.

Det er vigtigt, at besvarelsen og/eller den skriftlige udtalelse fra det relevante tilsynscenter afspejler den dialog, som Arbejdstilsynet ønsker at opretholde eller genetablere i forhold til klageren, og besvarelsen må således ikke skabe en unødig distance til klageren. Omtal bl.a. derfor klager som ”du” i besvarelsen, medmindre klager selv har benyttet ”De-formen”.

Overskriften på besvarelsen skal kort opsummere, hvad klagen omhandler. Eksempelvis: ” Du har den dd.mm.åååå klaget over…. (fx Arbejdstilsynets sagsbehandling).”

Indledningen kan kort opsummere, hvad klagepunkterne beror på. Herefter adresseres klagepunkterne enkeltvis, om nødvendig med henvisning til et evt. vedlagt bilag.

Såfremt klagen ikke giver Arbejdstilsynet anledning til at foretage sig noget, kan det tilføjes til svaret at (tilsyns)direktøren ikke på den baggrund finder anledning til at foretage sig yderligere i sagen.

Har svaret været længe undervejs beklages den lange sagsbehandlingstid.

Som nævnt skal der ikke være klagevejledning, medmindre der i den konkrete sag er tale om, at der træffes en afgørelse, (se ovenfor afsnit 3).